Manual de usuario — Facturación y Capacidad (Axels)¶
Audiencia: administrador de tu organización Axels (org_admin).
Versión: 1.0 · 2026-05-14.
Cubre: specs 049 (facturación) + 078 (pool de capacidad).
Índice¶
- ¿Qué es Capacidad y por qué la cobramos así?
- Tu plan y lo que incluye
- Política de capacidad extra (overage)
- Capturar y gestionar tu tarjeta
- Facturas y pagos
- Estado del ciclo y banner de avisos
- Suspensión por impago: qué pasa y cómo se reactiva
- Glosario y FAQ
- Troubleshooting (problemas comunes)
1. ¿Qué es Capacidad y por qué la cobramos así? ¶
Tu plan Axels no se mide en "número de mensajes" ni en "minutos de voz" por separado. Todo el trabajo que hacen tus empleados digitales (VERA, HECTOR, MAYA, ALEX…) consume de un único bote de Capacidad que se renueva cada mes.
Por qué un único bote (decisión 2026-05-09):
| Modelo anterior (msgs/plan) | Modelo actual (Capacidad) |
|---|---|
| Cuota separada por canal: WhatsApp, voz, imágenes… | Una bolsa unificada. |
| Si VERA no usa su cuota este mes, se pierde. | Cualquier empleado bebe del mismo bote. |
| Overage sorpresa al cierre del mes (bill shock). | Política de overage configurable antes. |
| El cliente paga sin recibir lo equivalente. | Lo que no usas, o se acumula (si tu tier lo permite) o no se cobra. |
Cómo se traduce a unidades reales: internamente convertimos cada acción de tu equipo a "créditos":
| Acción | Créditos por unidad |
|---|---|
| 1 mensaje atendido (WA, chat web, livechat Odoo, email) | 8 |
| 1 minuto de voz (llamada Retell) | 205 |
| 1 imagen generada (DIANA / MAYA) | 118 |
| 1 nota de voz transcrita | 8 |
Lo que tú ves: la barra de Capacidad y el porcentaje consumido. No tienes que sumar créditos a mano.
2. Tu plan y lo que incluye ¶
Hay tres planes públicos para España. PPP (paridad de poder adquisitivo) escala el precio, NO la cantidad de capacidad: si estás en Nicaragua, el plan vale ~55% que en España pero con los mismos créditos.
| Plan | Precio ES/mes | Capacidad incluida | Equivale a ~ | Rollover entre meses |
|---|---|---|---|---|
| Starter | €49 | 20.000 créditos | 2.500 msgs · 95 min voz · 170 imágenes | No |
| Growth | €99 | 60.000 créditos | 7.500 msgs · 290 min voz · 510 imágenes | 1 mes |
| Scale | €199 | 160.000 créditos | 20.000 msgs · 780 min voz · 1.350 imágenes | 3 meses |
Rollover = créditos no usados que pasan al siguiente mes. Starter no acumula; Growth guarda hasta 1 mes de cuota; Scale hasta 3 meses.
Lo que NO va al pool (se factura aparte, flat mensual): - Empleados activos (Junior €14 / Senior €29 / Lead €49) - Módulos del canal: Voz (€39), DID/número telefónico (€9), WhatsApp Cloud (€19), Odoo (€19), Gmail (€9), Drive (€9)
Estos son recursos fijos que tienes contratados; el pool es el "combustible" que consumen al trabajar.
Vista del panel: tu plan en /admin/billing¶
Al entrar a Configuración → Facturación:
- InvoiceCard (a la izquierda): el desglose del mes en curso — plan + empleados + módulos + IVA + total previsto.
- PoolCard (a la derecha): tu Capacidad en barra, con previsión de fin de mes en texto natural.
- PaymentMethodCard: la tarjeta con la que te cobramos.
- InvoicesCard: histórico de facturas con PDF descargable.
3. Política de capacidad extra (overage) ¶
Llegará un mes en que tu equipo agote la Capacidad antes del día 30. Tienes que decidir una vez qué quieres que pase. Cambiable cuando quieras.
Las 3 opciones¶
| Modo | Qué hacemos al llegar al 100% | Coste | Recomendado para |
|---|---|---|---|
| Pack extra automático (recomendado) | Cobramos un pack de 10.000 créditos por €25 a tu tarjeta. Tu equipo sigue trabajando. | €25 por pack, con tope mensual configurable (default €100) | La mayoría. Quieres que tu equipo no pare. |
| Pausar el equipo | Tus empleados dejan de responder hasta el día 1 del mes siguiente. | €0 | Quieres control duro del gasto y aceptas que la operación se pare. |
| Acumular y facturar al cierre | Tu equipo sigue trabajando. Los créditos extra se cobran en la siguiente factura. | €0,003 por crédito extra | Sabes que tu volumen es estacional y prefieres "ajustar cuentas" al final. |
Cómo se cambia¶
- En PoolCard click en Cambiar.
- Elige uno de los 3 modos.
- Si eliges Pack extra, configura:
- Precio del pack: por defecto €25 por 10.000 créditos. Modificable.
- Tope mensual: el máximo que aceptas que carguemos en packs extra este mes (€100 por defecto). Si alcanzas el tope, automáticamente degradamos a "Pausar" y te avisamos.
- Guarda.
Capacidad al 84% — aviso visual¶
A medida que tu pool se aproxima al 100%, la card muestra un badge ámbar con el porcentaje. Es el momento ideal para decidir si quieres cambiar de tier o ajustar la política.
Capacidad al 100% con política Pausa¶
Si llegas al 100% y tu política es "Pausar", el banner del estado se vuelve rojo y la barra muestra "pausado". Tus agentes responden con copy de pausa hasta el cierre del mes o hasta que añadas un pack manualmente.
Avisos automáticos¶
Máximo 3 emails al mes, para evitar saturarte:
| Trigger | |
|---|---|
| Llegas al 80% del pool | "Tu equipo va a buen ritmo. Al ritmo actual llegarás al 100% el día X." |
| Llegas al 100% y compramos un pack | "Acabamos de añadir un pack extra (10.000 créditos · €25). Tu equipo sigue trabajando." |
| Llegas al 100% y la política era "Pausar" | "Tu equipo se ha quedado sin capacidad. Reanudará el 1 del mes que viene." |
| No pudimos cobrar el pack extra (tarjeta) | "No pudimos cobrar el pack. Tu equipo está pausado. Actualiza la tarjeta." |
4. Capturar y gestionar tu tarjeta ¶
Para que el cobro recurrente y los packs extra automáticos funcionen, necesitas una tarjeta guardada. Usamos Stripe como pasarela: nunca vemos el número de tarjeta, solo nos llega el último cuatro dígitos y el nombre de la marca (Visa, Mastercard…) para que tú lo puedas reconocer.
Cómo capturar una tarjeta nueva¶
- En PaymentMethodCard (panel
/admin/billing) pulsa Capturar tarjeta. - Se abre una página alojada por Stripe (página segura, no nuestra).
- Introduces el número de tarjeta, fecha de caducidad y CVC.
- Si tu banco pide SCA (3D Secure) en este momento, autorizas con tu app del banco. Esto es estándar en Europa y solo pasa la primera vez.
- Stripe te devuelve a
/admin/billingcon un toast verde "Tarjeta guardada".
Cambiar tarjeta¶
Pulsa Cambiar en la card. Repite el proceso. La tarjeta vieja se desactiva automáticamente.
Eliminar tarjeta¶
Pulsa Quitar. Tu tarjeta se borra de nuestro proveedor. Cuidado: si tenías política Pack extra automático, los próximos overages no se podrán cobrar y tu equipo se pausará al llegar al 100%.
Seguridad¶
- No almacenamos PAN (número de tarjeta) ni CVC en ningún momento.
- Solo guardamos: marca (Visa/MC/AMEX), últimos 4 dígitos, fecha de caducidad, un identificador interno de Stripe.
- Todos los cargos pasan por Stripe (PCI-DSS Level 1).
- Operamos desde España (Odoo Consulting Group SL), facturación en EUR.
5. Facturas y pagos ¶
Cuándo se emite cada factura¶
- Día 1 de cada mes: se emite la factura del mes anterior con tu suscripción base (plan + empleados + módulos).
- Mismo día 1: si tu política es "Acumular y facturar al cierre" y tuviste overage, añadimos una línea "Capacidad adicional · N créditos × €0,003" a esa misma factura.
- A lo largo del mes: si tu política es "Pack extra automático" y agotaste el pool, te cobramos los packs en el momento, no al cierre. Cada pack es una transacción independiente en tu tarjeta.
Cómo se cobra¶
Si tienes tarjeta guardada (sección 4): - Cargo automático sobre la tarjeta. Recibes el justificante de Stripe por email instantáneo. - Si la tarjeta falla (declined / expired / SCA pendiente), entras en "estado de cobro fallido" — ver sección 6.
Si no tienes tarjeta guardada: - La factura se queda emitida pero no pagada. Recibes la factura por email con un enlace de pago. - Tienes 7 días antes del primer aviso (ver sección 7 Dunning).
Ver tus facturas¶
En InvoicesCard del panel /admin/billing tienes el histórico de las últimas 12 facturas:
| Columna | Significado |
|---|---|
| Nombre | Referencia interna (INV/2026/05/0042 o similar) |
| Fecha | Fecha de emisión |
| Estado | Pagada / Pendiente / Borrador / Parcial |
| Importe | Total con IVA |
| Link a la factura firmada |
Formato de la factura¶
Las facturas se emiten desde Odoo Consulting Group SL (Spain), IVA 21% para clientes españoles, exento (con NIF intracom) para clientes UE, y 0% para clientes extra-UE (con justificación).
Nota Verifactu: el sistema Verifactu de la AEAT no es obligatorio en España hasta 2027. Nuestras facturas son válidas legalmente (factura simplificada PDF). Cuando Verifactu sea obligatorio, lo activaremos automáticamente: tú no tienes que hacer nada y tus facturas anteriores siguen siendo válidas.
6. Estado del ciclo y banner de avisos ¶
Encima del panel /admin/billing aparece un banner cuando hay algo que requiere tu atención:
| Estado | Color | Significado | Qué hacer |
|---|---|---|---|
active |
(sin banner) | Todo OK, facturas pagadas. | Nada. |
payment_failed |
Ámbar | El último cargo falló. | Revisa tu tarjeta (caducada, fondos, banco bloqueó pago). |
suspended_pending |
Ámbar | Has acumulado avisos sin pagar. | Paga la factura pendiente o tus agentes se pausarán. |
suspended |
Rojo | Tus agentes están pausados. | Paga + contacta a soporte para reactivar. |
cancelled |
Rojo | Plan cancelado. | Contacta a soporte. |
Cómo se llega a cada estado¶
[active] ──┐
│ (cargo Stripe falla)
▼
[payment_failed]
│
│ (7d sin pagar: aviso 1 Odoo)
│
│ (14d sin pagar: aviso 2)
▼
[suspended_pending] ← último aviso antes de pausa
│
│ (21d sin pagar: aviso 3)
│
│ (25d sin pagar: ☠ pausa de agentes)
▼
[suspended]
│
│ (cliente paga vía link en email)
▼
[active] (todo se reactiva en minutos)
Las plantillas de aviso 1/2/3 son configurables desde Odoo (ITC las gestiona).
7. Suspensión por impago: qué pasa y cómo se reactiva ¶
Si llegas a suspended (25 días sin pagar tras 3 avisos), tus agentes Axels paran completamente:
- Las conversaciones de WhatsApp / web / livechat siguen entrando, pero el agente responde con un mensaje fijo:
"Tu plan está pausado por facturas pendientes. Contacta con tu administrador para reactivarlo."
- Los agentes NO ejecutan ningún tool (no crean leads, no envían emails, no llaman a Odoo).
- El consumo de pool durante la suspensión es cero — no acumulamos deuda nueva.
Cómo reactivar¶
- Paga la factura pendiente (link en el email de Odoo o desde InvoicesCard).
- Stripe nos notifica el pago.
- En unos minutos el banner desaparece y los agentes vuelven a responder normalmente.
- Si tu suscripción seguía activa, no perdiste capacidad — el mes en curso queda intacto.
Si has cancelado la suscripción¶
Si llegaste a cancelled, los datos y conversaciones se preservan 90 días por si decides volver. Después se anonimizan. Contacta a soporte si quieres reactivar.
8. Glosario y FAQ ¶
Crédito: la unidad interna con la que medimos cualquier acción. Tú nunca lo manejas a mano.
Pool / Capacidad: la bolsa unificada de créditos de tu mes en curso. Lo ves como una barra de progreso.
Overage: lo que pasa cuando consumes más Capacidad de la incluida. Tres modos posibles (sección 3).
Pack extra: 10.000 créditos por €25 (configurable). Se compra dentro del mes para extender tu Capacidad.
Tope mensual: el máximo de € en packs extra que aceptas al mes. Cuando se alcanza, degradamos a "Pausar".
SCA / 3D Secure: autenticación bancaria europea. Tu banco te pide confirmación al guardar la tarjeta.
PPP: paridad de poder adquisitivo. Escala el precio del plan según el país (España €49, Nicaragua €27, México €32…). La Capacidad incluida es la misma en todos los países.
Rollover: créditos no consumidos que pasan al mes siguiente (solo Growth y Scale).
FAQ¶
¿Qué pasa si cambio de plan a mitad de mes?
Prorrateamos automáticamente. Si subes de Starter a Growth el día 15, la Capacidad disponible se ajusta proporcionalmente. La factura del mes en curso refleja el cambio.
¿Puedo añadir un empleado a mitad de mes?
Sí. Se prorratea por días. La Capacidad del pool no cambia (los empleados no aportan al pool; solo consumen de él).
¿Y si compro un pack extra el día 28?
Los créditos se consumen en lo que queda del mes en curso. Si tu plan tiene rollover (Growth/Scale), lo que sobre rueda al siguiente; si no (Starter), el residual se pierde el día 1. Te lo avisamos al comprarlo.
¿Y si pago una factura más tarde de los 25 días?
Reactivamos en minutos al recibir el pago. No pierdes datos.
¿Puedo ver mis facturas pasadas?
Sí, las últimas 12 en InvoicesCard. Para histórico mayor, contacta a soporte.
¿Qué moneda usáis?
EUR. Si estás en LATAM y necesitas otra moneda contractualmente, contacta a soporte (caso enterprise).
¿Tenéis SEPA / domiciliación bancaria?
No en v1 (solo tarjeta Stripe). Si lo necesitas, contacta a soporte y lo evaluamos.
¿Cómo cancelo?
Contacta a soporte. La cancelación es a fin de mes para no perder lo ya pagado.
9. Troubleshooting (problemas comunes) ¶
"Stripe aún no está configurado" en PaymentMethodCard¶
Esto significa que el operador de Axels (ITC) todavía no ha activado la integración Stripe en tu instancia. No es un error tuyo — contacta a soporte para que activen las credenciales.
"Aún no tienes plan activo. Habla con tu administrador."¶
Tu organización aún no tiene una suscripción de plan_base. Esto suele pasar durante onboarding: el operador de Axels te asigna el plan en /admin/orgs. Si llevas más de 24h sin que aparezca, contacta a soporte.
El cargo del pack extra falló pero no veo email¶
Comprueba spam. Si no llega, mira el banner del panel /admin/billing — siempre muestra el estado actualizado.
Cancelé la tarjeta y mi equipo se ha pausado¶
Es esperado. Captura una tarjeta nueva (sección 4) y el equipo vuelve a operar al siguiente intento de cobro.
La factura del mes anterior está como "Borrador" y no se ha emitido¶
Puede pasar si tu suscripción Odoo no se sincronizó correctamente. Soporte puede forzar el sync desde /admin/billing/sync-odoo/{tu-slug} (acción manage_orgs).
Veo "Capacidad: 0 / 20.000" pero llevamos días operando¶
Si tu org_pool_state se creó pero el pool_consume() no se está disparando, lo más probable es que las conversaciones no estén pasando por los agentes (revisa estado del agent en /admin/agents). Soporte puede ayudar.
El banner dice "suspended" pero ya pagué¶
Stripe a veces tarda unos minutos en confirmar. Espera 5 minutos y refresca. Si persiste, el webhook puede haber fallado; soporte puede forzar la sincronización con POST /admin/api/billing/refresh-state.
Necesito una factura rectificativa¶
Las facturas Odoo no se modifican una vez emitidas (compliance fiscal). Para corrección emitimos una factura rectificativa que ata la cifra negativa o positiva. Contacta a soporte con la factura original.
Contacto y soporte¶
- Operador de tu instancia Axels: tu administrador interno (ver sección 6 de tu manual de organización).
- Soporte facturación Axels: el operador escala a ITC vía sus canales internos.
- Empresa emisora: Odoo Consulting Group SL (Spain) · CIF español · facturas válidas a efectos fiscales.
Documento generado: 2026-05-14 · Versión 1.0 — Sprint billing 049 F1-F5 + 078 F1+F2+F4