El pipeline comercial que avanza solo

Cuando un cliente escribe por WhatsApp o por el chat de tu web, tu empleado digital no se limita a contestar. También lleva la venta en tu CRM:

• crea la oportunidad en Odoo con el nombre del cliente y lo que le interesa;
• la mueve de etapa según avanza la conversación;
• deja por escrito en la oportunidad qué pasó y cuál es el próximo paso;
• vuelve a escribir al cliente si deja de contestar, para que no se enfríe;
• te avisa cuando algo necesita a una persona.

Tu equipo sigue trabajando en Odoo como siempre. Solo que ahora las oportunidades llegan ordenadas y al día.

Se configura por organización

Cada empresa tiene su propio proceso de venta. Tú defines tus etapas, tus reglas de seguimiento y a partir de cuándo se avisa a alguien. Si no lo activas, no pasa nada: tu empleado atiende como siempre.

Qué necesitas antes

1. Tu Odoo conectado a la organización. Ver Conectar tu Odoo de organización.
2. Las etapas del CRM creadas en Odoo, por ejemplo: Nuevo, Cualificado, Propuesta, Ganado.
3. Un empleado digital atendiendo WhatsApp o el chat de tu web.

Dónde se configura

En el panel, menú lateral → sección Empleados → Pipeline comercial. Hay dos pestañas:

• Configuración: tu proceso de venta.
• Actividad: las conversaciones que se están siguiendo ahora mismo.

Paso a paso

1. Elige tu Odoo

Selecciona el conector de Odoo (si tu organización solo tiene uno, ya viene elegido). El panel lee al momento tus etapas, tus equipos de venta, tus compañías y los campos de la oportunidad, así que todo se elige de una lista: no hace falta escribir ningún número.

En Valores por defecto verás ya propuestos la compañía con la que trabaja tu conector y, si solo hay uno, su equipo de ventas. Cámbialos si quieres que las oportunidades nuevas caigan en otro sitio. Si cambias algo en Odoo (por ejemplo, creas una etapa nueva), pulsa Recargar de Odoo.

2. Describe tu negocio en dos líneas

En Contexto del negocio, explica cómo vendes. Por ejemplo:

Vendemos motos a contado o a crédito. Para crédito el cliente envía su cédula y su colilla del INSS; la financiera revisa el crédito; aprobado, el cliente paga la prima y firma.

Con esto tu empleado entiende en qué punto está cada cliente.

3. Define las etapas, en orden

Si aún no tienes ninguna, pulsa Importar las etapas de Odoo: se crean en el mismo orden que en tu CRM, y las etapas de «ganado» quedan marcadas como solo humano. Después completa en cada una cuándo se alcanza y el próximo paso.

Cada etapa tiene:

Campo	Para qué sirve	Ejemplo
Nombre	Cómo la llamas tú	Crédito en trámite
Etapa de Odoo	La etapa real del CRM a la que se mueve la oportunidad	Crédito en trámite
Cuándo se alcanza	El hecho que tiene que pasar en la conversación	El cliente ya envió cédula y colilla
Próximo paso	La tarea que queda apuntada en la oportunidad	Enviar documentos al promotor de crédito
Solo humano	Tu empleado nunca pone esta etapa; la marca una persona	Ganado, Comisión pagada
Seguimiento	Si el cliente deja de contestar en esta etapa: a las cuántas horas escribirle, cuántas veces y con qué objetivo	4 h · 2 intentos · pedir la foto de la cédula

Escribe «cuándo se alcanza» con hechos, no con intenciones

«El cliente envió los documentos» funciona. «El cliente quiere comprar» es demasiado vago. Tu empleado solo avanza una etapa cuando el hecho ha ocurrido de verdad en la conversación.

Reglas que siempre se cumplen:

• La oportunidad solo avanza, nunca retrocede. Si alguien de tu equipo la mueve a mano en Odoo, el empleado no lo deshace.
• Las etapas solo humano nunca las marca el empleado.
• Una conversación, una oportunidad. Aunque el cliente escriba varios días, todo queda en la misma.

4. Datos que quieres capturar (opcional)

Si tu oportunidad en Odoo tiene campos propios (por ejemplo, Forma de pago: contado / crédito), añádelos aquí. Cuando el cliente lo diga en la conversación, el empleado lo rellena en Odoo. Solo escribe valores que existen en ese campo, nunca inventa uno nuevo.

5. Escalados (opcional)

Para las etapas donde lo siguiente depende de tu equipo (por ejemplo, revisar un crédito), indica a los cuántos minutos sin avance quieres un aviso. Ejemplo: 60 minutos en «Crédito en trámite» → avisar al jefe de sucursales.

El aviso llega a los responsables de tu organización (Telegram, notificación del móvil o tu hilo del día en Axels) y queda como tarea en la oportunidad.

6. Seguimientos automáticos

• Horario: solo escribe a clientes dentro de tu horario (por ejemplo, de 8:00 a 18:00, hora de tu organización). Fuera de ese horario, espera al día siguiente.
• Máximo total: el tope de mensajes de seguimiento por conversación.
• Escribir sin aprobación: si lo activas, tu empleado envía el seguimiento él solo. Si lo dejas apagado, te crea la tarea para que lo hagas tú.

Qué hace solo tu empleado y qué no

Solo escribe por WhatsApp y dentro de las 24 horas desde el último mensaje del cliente, porque WhatsApp no permite más sin una plantilla aprobada por Meta. Si ha pasado más tiempo, o el cliente vino por el chat de la web y no dejó teléfono, te avisa y deja la tarea en Odoo para que lo retome una persona.

Deja de escribir si: una persona de tu equipo toma la conversación, el cliente pide que no le escriban más o dice que no va a comprar.

7. Activa y guarda

Activa el interruptor Pipeline activo y pulsa Guardar. Si falta algo (por ejemplo, una etapa sin nombre), el panel te dice qué corregir antes de guardar.

Qué verás en Odoo

En cada oportunidad que lleve tu empleado:

• el nombre del cliente y lo que le interesa («Ana Pérez — Crossmax 200»), en vez de un «Visitante nº 12»;
• la etapa al día;
• en el historial, una nota por cada avance: qué pasó y qué datos dio el cliente;
• una actividad «▸ …» con el próximo paso; cuando la oportunidad avanza, la anterior se marca como hecha;
• los seguimientos enviados, con el texto exacto que recibió el cliente.

La pestaña Actividad

Muestra las conversaciones que se están siguiendo: cliente, canal, etapa, estado del seguimiento (pendiente, enviado, necesita a una persona, detenido), la hora del próximo seguimiento y un enlace a la oportunidad en Odoo.

Preguntas frecuentes

¿Mi empleado cambia su forma de hablar? No. Atiende exactamente igual. Lo que se añade trabaja por detrás: lee la conversación y actualiza tu CRM.

¿Puede marcar una venta como ganada? No, nunca. Las etapas marcadas como solo humano las cierra siempre tu equipo.

¿Y si se equivoca de etapa? Muévela a mano en Odoo. El empleado nunca retrocede una oportunidad, así que tu corrección se respeta. Si le pasa a menudo, afina el texto de «cuándo se alcanza» de esa etapa.

¿Funciona con llamadas de voz? Todavía no: por ahora WhatsApp y el chat de la web.